Aprire il cofano del tuo calendario

Qualche giorno fa riflettevo su come ci siamo accaniti nei confronti di Zoom e delle continue riunioni, realizzando però che in realtà lo strumento con cui abbiamo litigato di più è stato molto probabilmente il calendario.

Fortunatamente, per il tipo di lavoro che faccio, è raro, al limite dell’impossibile che io passi una intera giornata in riunione.

Il mio odio nei confronti degli strumenti di video-conferenza ha a che fare principalmente con funzionalità limitate o poco intuitive, che raramente mi permettono di fare workshop o formazione in maniera ottimale — anche perché la maggior parte della aziende con cui lavoro usano Teams o Meet, che hanno molte meno funzionalità volte alla collaborazione rispetto a Zoom.

Il calendario però è qualcosa con cui ho litigato e continuo a litigare spesso: in primis perché i calendari sono scarsamente e per niente interoperabili.

È tra l’impossibile e il molto difficile visualizzare in maniera facile calendari di più persone, di diverse aziende, e di “prenotarsi” il tempo a vicenda.

Il problema è di natura sistemica: tante parti in gioco, tante variabili, è probabilmente impossibile trovare una soluzione globalmente ottimale, e quindi meglio accontentarsi di una localmente sub-ottimale.

C’è un passo pratico che però tutti possiamo fare a livello individuale, per riprendere le redini nel nostro calendario.

Ne parla in maniera estesa Steve Schlafman in “Aligning your calendar with your values”, dando anche consigli che non condivido particolarmente — io, ad esempio, sono stufo di chi consiglia sveglie all’alba e meditazione, voi?

La parte per me più interessante è quella che lui chiama “calendar audit” che io ho tradotto in maniera più cruenta con “aprire il cofano del tuo calendario”.

È un esercizio di circa un’oretta da fare 3 o 4 volte l’anno, composto da quattro fasi:

  1. Review
  2. Energia
  3. Domande
  4. Azioni correttive

1. Review

Riguarda gli ultimi tre mesi del tuo calendario, riportando a parte la lista completa di attività che hai fatto. Cerca di riportare in maniera specifica e non generica le attività. Per rendere l’esercizio più completo potresti provare a considerare gli impegni personali oltre a quelli professionali.

2. Energia

Per ciascuna di queste attività, prova a ricordare il livello di energia che hanno generato: ti hanno energizzato, ti hanno prosciugato o ti hanno lasciato indifferente?

3. Domande

Riguardando la lista della attività del punto 1. ci sono una serie di domande ulteriori che puoi farti, ad esempio:

  • Come categorizzeresti il tempo speso in queste attività?
  • Quali riunioni o attività mi hanno prosciugato particolarmente?
  • Ci sono attività personali a calendario, oppure no?
  • Quali attività ti fanno dire “é stato tempo ben speso”?
  • Quali attività ti fanno dire “ridatemi indietro il tempo rubato”
  • Dove ci sono stati sprechi e inefficienze?
  • Ti sei concentrato sulle attività giuste?
  • Quanto tempo dedichi a lavoro concentrato?
  • Come viene “prenotato” il tuo tempo?
  • Quanti e quali meeting ricorrenti hai?
  • Quanto il tuo calendario riflette quello che vorresti fare?

4. Azioni correttive

Una volta fatta una analisi quantitativa e qualitativa di cosa si nasconde sotto il cofano del tuo calendario, dovresti inizia a intravedere pattern e problematiche, e iniziare a pensare a come migliorare il tuo calendario.

Alcuni esempi di azioni correttive potrebbero essere:

  • Aggiungere gli impegni personali
  • Proteggere tempo per esercizio o altri impegni ricorrenti
  • Prioritizzare momenti di lavoro individuale
  • Programmare pause
  • Rimuovere o ridurre meeting ricorrenti
  • Cambiare il formato di alcuni incontri
  • Gestire diversamente lettura e scrittura delle email
  • Condividere un approccio diverso al come le persone “prenotano” il tuo tempo

Il tuo benessere

Probabilmente sai esattamente quante ore dormi e magari pure come, sai quanti passi hai fatto, conosci il tuo battito cardiaco, le calorie consumate: eppure di una attività a cui dedichiamo buona parte della giornata — come le riunioni — non sappiamo quasi nulla.

Uno dei tanti difetti che circondano le riunioni è quello di non valutarne l’impatto né in termini quantitativi, né in termini qualitativi: arriviamo addirittura a non considerarle “vero lavoro”.

Spero che questo esercizio di guardare “sotto il cofano” del tuo calendario possa esserti utile almeno per gli aspetti qualitativi.

Due chiacchiere? Facciamoci una chiacchierata rapida per capire se e come posso esserti utile.

Preferisci scrivermi? Ti capisco, anche io preferisco scrivere e leggere. Puoi mandarmi un’email, rispondo rapidamente.

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