Aprire il cofano del tuo calendario

Qualche giorno fa riflettevo su come ci siamo accaniti nei confronti di Zoom e delle continue riunioni, realizzando però che in realtà lo strumento con cui abbiamo litigato di più è stato molto probabilmente il calendario.

Fortunatamente, per il tipo di lavoro che faccio, è raro, al limite dell’impossibile che io passi una intera giornata in riunione.

Il mio odio nei confronti degli strumenti di video-conferenza ha a che fare principalmente con funzionalità limitate o poco intuitive, che raramente mi permettono di fare workshop o formazione in maniera ottimale — anche perché la maggior parte della aziende con cui lavoro usano Teams o Meet, che hanno molte meno funzionalità volte alla collaborazione rispetto a Zoom.

Il calendario però è qualcosa con cui ho litigato e continuo a litigare spesso: in primis perché i calendari sono scarsamente e per niente interoperabili.

È tra l’impossibile e il molto difficile visualizzare in maniera facile calendari di più persone, di diverse aziende, e di “prenotarsi” il tempo a vicenda.

Il problema è di natura sistemica: tante parti in gioco, tante variabili, è probabilmente impossibile trovare una soluzione globalmente ottimale, e quindi meglio accontentarsi di una localmente sub-ottimale.

C’è un passo pratico che però tutti possiamo fare a livello individuale, per riprendere le redini nel nostro calendario.

Ne parla in maniera estesa Steve Schlafman in “Aligning your calendar with your values”, dando anche consigli che non condivido particolarmente — io, ad esempio, sono stufo di chi consiglia sveglie all’alba e meditazione, voi?

La parte per me più interessante è quella che lui chiama “calendar audit” che io ho tradotto in maniera più cruenta con “aprire il cofano del tuo calendario”.

È un esercizio di circa un’oretta da fare 3 o 4 volte l’anno, composto da quattro fasi:

  1. Review
  2. Energia
  3. Domande
  4. Azioni correttive

1. Review

Riguarda gli ultimi tre mesi del tuo calendario, riportando a parte la lista completa di attività che hai fatto. Cerca di riportare in maniera specifica e non generica le attività. Per rendere l’esercizio più completo potresti provare a considerare gli impegni personali oltre a quelli professionali.

2. Energia

Per ciascuna di queste attività, prova a ricordare il livello di energia che hanno generato: ti hanno energizzato, ti hanno prosciugato o ti hanno lasciato indifferente?

3. Domande

Riguardando la lista della attività del punto 1. ci sono una serie di domande ulteriori che puoi farti, ad esempio:

  • Come categorizzeresti il tempo speso in queste attività?
  • Quali riunioni o attività mi hanno prosciugato particolarmente?
  • Ci sono attività personali a calendario, oppure no?
  • Quali attività ti fanno dire “é stato tempo ben speso”?
  • Quali attività ti fanno dire “ridatemi indietro il tempo rubato”
  • Dove ci sono stati sprechi e inefficienze?
  • Ti sei concentrato sulle attività giuste?
  • Quanto tempo dedichi a lavoro concentrato?
  • Come viene “prenotato” il tuo tempo?
  • Quanti e quali meeting ricorrenti hai?
  • Quanto il tuo calendario riflette quello che vorresti fare?

4. Azioni correttive

Una volta fatta una analisi quantitativa e qualitativa di cosa si nasconde sotto il cofano del tuo calendario, dovresti inizia a intravedere pattern e problematiche, e iniziare a pensare a come migliorare il tuo calendario.

Alcuni esempi di azioni correttive potrebbero essere:

  • Aggiungere gli impegni personali
  • Proteggere tempo per esercizio o altri impegni ricorrenti
  • Prioritizzare momenti di lavoro individuale
  • Programmare pause
  • Rimuovere o ridurre meeting ricorrenti
  • Cambiare il formato di alcuni incontri
  • Gestire diversamente lettura e scrittura delle email
  • Condividere un approccio diverso al come le persone “prenotano” il tuo tempo

Il tuo benessere

Probabilmente sai esattamente quante ore dormi e magari pure come, sai quanti passi hai fatto, conosci il tuo battito cardiaco, le calorie consumate: eppure di una attività a cui dedichiamo buona parte della giornata — come le riunioni — non sappiamo quasi nulla.

Uno dei tanti difetti che circondano le riunioni è quello di non valutarne l’impatto né in termini quantitativi, né in termini qualitativi: arriviamo addirittura a non considerarle “vero lavoro”.

Spero che questo esercizio di guardare “sotto il cofano” del tuo calendario possa esserti utile almeno per gli aspetti qualitativi.

Ciao, sono Davide e sono un consulente organizzativo. Mi occupo di coaching, formazione e consulenza su pratiche agili. Miglioro il modo in cui le aziende organizzano i propri progetti, prodotti e servizi e aiuto i team che li sviluppano ad essere più autonomi.

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