La maggior parte degli aggiustamenti organizzativi avvengono spesso in maniera auto-organizzata, dal basso o da “dentro”, in maniera più o meno “carbonara”.

Statisticamente parlando, solo una piccola percentuale dei cambiamenti aziendali avvengono “alla luce del sole” o seguendo programmi formali e pubblici di trasformazione.

Parlare di struttura organizzativa, prima ancora che di obiettivi, principi, valori e cultura, è sbagliato, ma la struttura è qualcosa che tutti hanno sotto gli occhi, tutti i giorni, ed è la prima cosa a cui pensiamo quando parliamo di “organizzazione”.

Qui a seguire riporto alcune domande su temi di velocità, integrazione, flessibilità, innovazione e controllo che dovresti farti riguardo alla struttura cambiamenti organizzativi che hai fatto o stai pensando di fare.

Velocità

Sapersi adattare con maggiore rapidità è un requisito essenziale e probabilmente il motivo numero 1 per cui si cerca di organizzare diversamente il lavoro: ogni giorno all’interno di una organizzazione circolano flussi di informazione, conoscenza, idee e decisioni, e la velocità ed efficacia con cui queste “materie prime” fluiscono rendono la nostra organizzazione più o meno efficace ed efficiente.

• Quanto spesso credi che sia necessario cambiare la struttura organizzativa per “tenere il passo” della concorrenza?
• Che tipo di struttura rende le decisioni di prodotto o di servizio più rapide?
• Che tipo di struttura permette di tenere il passo a anticipare tendenze di mercato o richieste dei client?
• Che tipo di struttura permette di minimizzare i colli di bottiglia senza aumentare i rischi?

Integrazione

Quando parliamo di integrazione parliamo di quanto una struttura organizzativa deve essere “intrusiva” rispetto alla struttura organizzativa esistente: è quindi un tema di estensione, di dimensione relativa della struttura e di forma, ovvero come questa struttura si “incastra” con il resto dell’organizzazione.

• Abbiamo esempi di dipartimenti, business unit o altre strutture che ci ostacolano il flusso di lavoro in termine di efficacia ed efficienza?
• Qual è il miglior bilanciamento possibile tra centralizzazione e decentralizzazione
• Questa struttura ci permette di ascoltare tutti?

Flessibilità

Quando organizziamo o ci troviamo di fronte una struttura organizzativa arriva presto o tardi il momento in cui la buona volontà dei partecipanti si scontrerà con aspettative riguardo ai ruoli, alle responsabilità, agli obiettivi personali.

• La struttura dei ruoli e le retribuzioni garantiscono la flessibilità necessaria?
• Che livelli di autonomia, responsabilità e partecipazioni sono previsti nella attuale struttura organizzativa?
• Come funzionano le relazioni tra dipartimenti individuali e tra centro e periferia della organizzazione?

Innovazione

Innovazione, parola abusata, ma il punto è molto pratico: non stiamo cambiando l’organizzazione per motivi estetici, ma neppure per puro calcolo. Vogliamo massimizzare l’impatto quindi non solo migliorare i risultati, ma metterci nella posizione di generare nuovi approcci e nuove soluzioni.

• Come riusciamo ad attirare e trattenere le persone migliori sia dall’interno che dall’esterno dell’azienda?
• Una diversa organizzazione ci aiuta effettivamente a migliorare il posizionamento di mercato e la competitività?
• Quale tipo di struttura garantisca il massimo flusso di informazioni e conoscenza?

Controllo

Per qualche motivo la parola “controllo” fa paura e sembra essere uscita dal vocabolario di chi si occupa di organizzazione aziendale. Forse perché confondiamo “controllo” con “coercizione”. Ma il controllo è un aspetto fondamentale da tenere in conto riguardo qualsiasi aggiustamento organizzativo.

• Come bilanceremo il controllo locale e centrale?
• Quanti livelli di management rendono il controllo efficiente ed efficace?
• Qual’è la catena di comando e decisionale?
• Chi riporta a chi, e perché?

Sono solo domande, a te le risposte

Queste domande servono per fare luce su cinque aspetti fondamentali del cambiamento organizzativo che quasi sicuramente la tua azienda ha dovuto e dovrà affrontare, indipendentemente dal fatto che le azioni di cambiamento siano sviluppate internamente e in maniera informale, o siano supportate anche dall’esterno.

Tutte queste domande, inoltre, hanno la caratteristica di farci pensare non solo ad una serie di domande importanti a cui si dovrebbe avere una risposta, ma anche di farci riflettere su cosa e perché non abbiamo una risposta.

Nell’articolo originale da cui le ho tratte — “Questions to ask about structures” — trovi un ulteriore approfondimento.