Hai mai fatto il giusto numero di riunioni?

Questo articolo è comparso originariamente sul agile monocle, la mia newsletter in lingua inglese in cui parlo di agile non come un martello ma come una lente attraverso cui osservare il modo in cui lavoriamo.

Se avessi un euro per tutte le volte che qualcuno mi ha detto “Facciamo tropper riunioni”, non avrei dovuto scrivere questo articolo.

Sentite, lo capisco, ma dire “Facciamo troppe riunioni” è come andare dal dottore e dire “Dottore, dottore, mi fa male la pancia!”: quello che state descrivendo è un sintomo, non la malattia.

I sintomi possono essere descritti in modi diversi da diversi team:

  • Troppe call su Zoom
  • Troppi canali su Slack
  • Troppe email
  • Tutto quello detto prima

Queste sono definizioni migliori dei sintomi, ma sono comunque solo sintomi: nello specifico questi rivelano uno sbilanciamento percepito nei modi in cui un team o una azienda comunicano o ci si aspetta che comunichino — riunioni che dovevano essere una email, email che dovevano essere chat, chat che dovevano essere telefonate, telefonate che dovrebbero essere documenti.

Prova a fare questo: conta il numero di riunioni che hai fatto la scorsa settimana. Dalla prossima settimana inizia a cancellare riunioni a caso. Continua a cancellare riunione fino a che raggiungi il numero di riunioni che ti aggrada. Come ti senti?

…no, scherzavo, non farlo: non funziona proprio così e dubito che sentiremo mai qualcuno dire “Facciamo il giusto numero di riunioni”.

Correggi, aggiungi, chiarisci

C’è una metrica Lean che è molto interessante se la applichiamo alla maniera in cui comunichiamo, e si chiama Percent complete and accurate (%C&A).

Il che significa, quanto del nostro lavoro può essere considerato completo senza dover:

  • Correggere informazioni o materiali che abbiamo ricevuto ed erano incorretti
  • Aggiungere informazioni che mancavano e avrebbero dovuto esserci
  • Chiarire informazioni che avrebbero dovuto essere più chiare

Quando sento “troppe riunioni”, quello che sent davvero è “dobbiamo Correggere, Aggiungere e Chiarire la maggior parte delle nostre informazioni, nella maggior parte delle volte”.

Questo modo di comunicare frammenta il nostro lavoro, ci obbliga a frequenti cambiamenti di team, causando ritardi.

Prova a fare questo: Pensa a quanta informazione hai ricevuto nella scorsa settimana che hai dovuto correggere, aggiungere o chiarirare. Era il 10%, il 50% o il 90%? Forse alcune fasi del tuo lavoro hanno uno 0%, mentre altre il 90%? Perché credi succeda?

Riduci i tuoi livelli di CAC

Come usare CAC per migliorare la tua comunicazione:

  • Correggere informazioni: informazioni incorrette si trovano dentro o fuori il tuo team. Dobbiamo fare i detective e scoprire qual è la fonte delle informazioni incorrette, e trovare un modo per evitare di dover correggere queste informazioni in continuazione. Una volta che l’hai fatto condividi con tutti che hai corretto le informazioni incriminate.
  • Aggiungere informazioni: mancavano informazioni, quindi ci sono informazioni parziali da qualche parte dentro o fuori il tuo team. Di nuovo dobbiamo essere un po’ dei detective e se saremo fortunati potremmo trovare documentazione che magari è corretta ma non è aggiornata o completa. Potrebbe essere una buona occasione per rafforzare l’abitudine a mantenere le informazioni aggiornate.
  • Chiarire informazioni: questo è più un problema di chiarezza, forse abbiamo un documento o una knowledge base, e l’informazione è sia corretta che completa, ma il modo in cui è scritta non è comprensibile da tutti. Lavora su un glossario se c’è molto gergo, rendila “a prova di stagista” — che significa che chiunque veda questa informazione dovrebbe capirla senza altre spiegazioni aggiuntive.

Prova a fare questo: pensa a quante volte hai dovuto correggere, aggiungere e chiarire informazioni nell’ultima settimana. Qual è stata la modalità principale? Correzione, aggiunta o chiarimento? Prendi nota di quali fra queste accadono con più frequenza e agisci di conseguenza.

Riunioni a prova di CAC (…)

Fare riunioni è lavoro, e il lavoro della conoscenza dipende pesantemente dalla condivisione di informazioni, non solo dalle capacità tecniche e lavoro individuale: migliorando le riunioni andremo a ridurre i ritardi e i fallimenti causati dalla condivisione disfunzionale di informazioni, così che possiamo focalizzarci maggiormente sul lavoro individuare e asincrono.

Non approfondirò quando usare quale canale di comunicazione e perché, con l’obiettivo di evitare le riunioni, ma, se davvero dobbiamo fare una riunione (che ti ricordo dovrebbe essere la nostra ultima risorsa), proviamo a usare il concetto di CAC per migliorare la nostra agenda e come la riunione viene gestita.

1. Mettiamo un titolo

I titoli delle riunioni sono più importanti di quanto pensiate. Non usate titoli generici e vaghi. Imparate dalle pratiche di click-baiting che vedete tutti i giorni (“Tre modi per migliorare la nostra API di autenticazioni, la seconda ti sorprenderà!”). Rendete i titoli specifici. Riciclate carte, plastica, alluminio: non riciclate i titoli delle riunioni.

È una riunione per correggere, aggiungere o chiarire informazioni? Su cosa? Con chi? Mettetelo nel titolo. Siate molto specifici sul tema della riunione, la renderà più breve.

2. Agende

Potremmo indovinare l’oggetto della riunione con un titolo accattivante, oppure no: in ogni caso non c’è alcuna scusa per non avere una agenda. Le agende non sono così difficili da fare: nel più semplice dei casi, una agenda può essere una lista di domande a cui occorre trovare una risposta.

A seconda del numero e dal tipo di domande, dovrai prenderti cura della gestione dei tempi della riunione. Raccogli una lista di domande in anticipo, e mettile nell’agenda, non dimenticandoti di classificarle come:

  • richiesta di correzione
  • richiesta di aggiunta
  • richiesta di chiarimento

Prioritizza e limita i tempi quanto più possibile in anticipo. Un esempio di agenda potrebbe essere:

  1. Check-in (5’)
  2. Richiesta di correzione #1: [argomento A] (5’)
  3. Richiesta di correzione #2: [argomento B] (5’)
  4. Richiesta di aggiunta: [argomento C] (5’)
  5. Richiesta di chiarimento: [argomento D] (5’)
  6. Azioni a seguire (10’)

3. Azioni

Non limitarti a parlare e basta. Hai fatto una riunione, hai parlato di quali informazioni andavano corrette, aggiunte o chiarite, adesso devi far seguire delle azioni che – sorpresa! – possono essere di tre tipi:

  1. Azione di correzione delle informazioni
    A seconda del contesto, questo potrebbe essere uno dei peggiori problemi da risolvere. Significa che abbiamo informazioni sbagliate in giro per la nostra organizzazione o team, e dobbiamo individuarne la fonte, valutarne l’impatto e prepararci sia per correggere l’informazione e avere un piano di riserva per tutti i problemi che sorgeranno qui e là fino a che l’informazione corretta cono sarà condivisa con tutti.
  2. Azione di aggiunta di informazioni
    Ad esempio, potremmo avere un doppio problema da risolvere. Uno è quello di aggiungere l’informazione dove le persone si aspetterebbero di trovarla, e l’altro è che probabilmente dovremo migliorare le nostre pratiche di aggiornamento delle informazioni, magari usando documentazione più leggere a semplice, prendendosi il tempo di aggiungere nuove informazioni in maniera ricorrente.
  3. Azione di chiarimento delle informazioni
    Ad esempio, potremmo avere persone senior e junior che lavorano assieme a coppie per trovare la maniera migliore per descrivere meglio qualcosa, rendere il linguaggio più chiaro e aggiornare documenti secondo queste logiche.

Usa lo schema azione > cosa > chi > quando > deliverable per tenere traccia del progresso su queste azioni. Mettile nella tua to-do list o backlog, se ne hai uno (consiglio: dovresti).

Se lo trovi utile e lo conduci bene, potresti rendere la tua riunione CAC un evento ricorrente. Se questo tipo di riunione diventano una abitudine queste riunioni potrebbero addirittura diventare non necessarie, e potrebbero essere sostituite da altre pratiche — argomento per un prossimo articolo.

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