Si delega “il lavoro”, non si delega “alle persone”

Chi fa da sé…

Lasciare che le persone facciano quello che faremmo noi, per poi sorprenderci che non l’abbiano fatto come ce lo aspettavamo noi, oppure che non l’abbiano fatto proprio.

Lasciare che le persone facciano quello che faremmo noi, per poi controllarne il lavoro ad ogni step, chiedendo aggiornamenti costanti per poi magari finire a fare il lavoro noi stessi.

Questi sono due aspetti estremi che hanno a che fare con il tema della delega, che molto spesso trattiamo come un tema monolitico, invece composto da più elementi.

Gli elementi della delega

Prima di parlare di delega, occorre avere ben chiaro la differenza tra “accountability” e “responsibility”, due termini che spesso confondiamo, dato la loro difficile e spesso ambigua traduzione dall’italiano all’inglese.

Responsible è chi fa operativamente l’attività;
Accountable è chi deve rendere conto che qualcosa è stato fatto e come. Il ruolo di CEO in una azienda, ad esempio, rappresenta il massimo livello di accountability.

Vediamo dunque alla definizione di delega, come “il trasferimento della responsabilità per una attività da te ad un’altra persona, restandone però accountable“.

Bilanciare la delega

C’è uno spettro tra completa delega senza controllo e completo controllo senza delega su cui possono nascere diversi equivoci, prendiamo ad esempio i due estremi di cui sopra:

“Fire&forget”: quando qualcuno ci fa un richieste molto vaghe e ad un certo punto ci chiede se è stato fatto. Lanciando il sasso e nascondendo la mano, si delega la responsabilità dell’attività “abdicandone” però anche la accountability.

Micromanagement: quando si vuole avere il controllo completo su come, cosa, quando qualcosa viene fatto a volte finendo a ritirare quel poco di delega concessa, riprendendo in mano l’attività al primo problema. Nel caso del micromanagement c’è delega ma non viene concessa la responsabilità dell’incarico.

Se pensiamo alla nostra esperienza di tutti i giorni sicuramente abbiamo esempi sia di uno che dell’altro estremo: manager che si esprimono per “dovremmo/potremmo fare [idea di alto livello]” (per poi sorprendersi che non è stato fatto), manager che ci strappano il lavoro dalle mani (perché non lo stiamo facendo come lo farebbero loro).

La natura della delega è complessa: si tratta di riconoscere non tanto se sia giusto o sbagliato delegare, ma cosa delegare, quanto delegare, a chi delegare, quando delegare, e in che modo delegare.

Delega, controllo, apprendimento

Analizzando tutti gli elementi in gioco quando si parla di delega è facile capire perché sia così difficile delegare

Si delegano le attività alle persone, non si delega “alle persone”;
Si possono delegare alcune attività, ma magari non tutte e non a tutti, è importante costruirsi una sorta di “libro mastro” delle responsabilità e deleghe (strumenti come RACI e similari aiutano in questo);
Riconoscere che delegare è imparare, a tutti gli effetti corrisponde con una zona di sviluppo prossimale
Affrontare le ansie e le paure della perdita di controllo che ne deriva, riconoscendo che su certi aspetti non abbiamo mai davvero avuto il controllo, che di alcuni aspetti avremmo potuto cedere il controllo da tempo, mentre su altri aspetti il controllo va distribuito

Things you have control over: worry about the outcome.
Things you have no control over: don’t worry about the outcome.
Things you have some control over: set internal goals and try your best.
William Irvine

Ma se delego tutto, che ci sto a fare?

Come abbiamo visto è facile confondere controllo, delega, responsabilità, accountability come temi su cui vige una situazione di “tutto o niente”.

La domanda giusta da farsi non è tanto “ma se delego tutto, che ci sto a fare qui?”, mi chiederei piuttosto “se smetto di voler avere il controllo su tutto, cos’altro potrei fare?”.

Un esempio di risposta in una pratica infografica:

Ciao, sono Davide e sono un consulente organizzativo. Mi occupo di coaching, formazione e consulenza su pratiche agili. Miglioro il modo in cui le aziende organizzano i propri progetti, prodotti e servizi e aiuto i team che li sviluppano ad essere più autonomi.

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Riferimenti

Questi spunti interessanti sul tema della delega li ho trovanti in questo intervento di James Stanier.